In einem vor kurzem stattgefundenen Training zum Thema Business Process Model and Notation (BPMN) wurde mir erklärt, dass ein erster Schritt im klassischen Business Process Modeling (BPM) die Prozesserhebung auf Basis von Workshops, Interviews und Beobachtungen ist. Da habe ich mich gefragt: Ist das beim Process Mining genauso?

Abbildung 1 Vorgehensweise klassisches BPM

Process Mining als Verbindung von Workflow-Management, prozessorientiertem BPM, Geschäftsprozessmodellierung und nicht-prozessorientiertem Data-Mining fordert durch seinen Bottom-up-Ansatz eine andere Vorgehensweise. Es zieht seine Erkenntnisse nicht daraus, wie die Prozessbeteiligten denken oder wie ihre Arbeitsabläufe aussehen. Unabhängig zu sämtlichen in Interviews und Workshops geschilderten Betrachtungsweisen wird auf die in vielen Systemen bereits vorhandenen Transaktions- und Vorgangsdaten in den zahlreichen ERP- und CRM-Systemen geschaut, um die Frage zu beantworten: “Wie finden diese Abläufe wirklich statt?”.

Abbildung 2 „Upside-down“ – BPM-Prozessdarstellung als Bottom-up-Ansatz

Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglicht es, ein oft durchaus unterschiedliches Bild der Ist-Prozesse vergleichbar zum Vorgehen beim klassischen Prozessmanagement zu bekommen. Viele Schwachstellen, Bottlenecks und Loops treten zum Vorschein, die tagtäglich von den jeweiligen Prozessakteuren unbewusst durchgeführt werden.
Nur so kann ein Verständnis über die eigenen Geschäftsprozesse, deren Durchlaufzeiten und Bottlenecks geschaffen werden, um dadurch Service- und Qualitätsverbesserungen durch schnellere Durchlaufzeiten, Prozesseffizienz, Fehlerminimierung zu erreichen. Das Resultat ist eine Steigerung der Kundenzufriedenheit, welche in Zeiten von Niedrigzins, Kundenzentrierung, Digitalisierung, Regulatorik und demographischen Veränderungen wichtiger denn je ist.
Es ist nicht verwunderlich, dass in einer kürzlich stattgefundenen kleinen Umfrage im Rahmen eines Process-Mining-Workshops das Vorhandensein von Ist-Dokumentationen nicht als kritisches Kriterium beim Process Mining angesehen wurde. Vielmehr sind das vorhandene Optimierungspotenzial, das Kosten-Nutzen-Verhältnis (was bringt mir der Einsatz von Process Mining?) und natürlich auch die Verfügbarkeit der Daten entscheidende Kriterien für den Einsatz von Process Mining. Erst wenn diese drei Fragen beantwortet worden sind, sollte mit der Erstellung von Eventlogs, der notwendigen Datenbasis für Process Mining, begonnen werden.
Wollen auch Sie mehr über Ihre real gelebten Arbeitsabläufe im Unternehmen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne die notwendigen Eventlogs, den digitalen Fußabdruck aller notwendigen Prozessschritte aus Ihren Systemen zusammenzustellen und unterstützen Sie auch bei der Wahl der richtigen Process-Mining-Lösung. Schaffen Sie die Grundlage für höhere Prozesseffizienz und mögliche Automatisierungen in der Zukunft mit Hilfe von PPI.X Process Mining.
Weiteres hierzu u.a. auch bei https://insurance-experts.ppi.de/weichenstellung-fuer-den-erfolgreichen-process-mining-einsatz/

Philip Schreiber

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