Objectives und Key Results zur Förderung der strategischen und zielorientierten Zusammenarbeit

Einführung

Unterschiedliche Ziele und Ergebnisse, die nicht an den strategischen Zielen eines Unternehmens und dessen Teams ausgerichtet sind, sind ein hohes Hindernis für eine effiziente sowie effektive Zusammenarbeit in agilen Finance-Innovationsbereichen. Das Objective and Key Results Framework (OKR-Framework) kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Das OKR-Framework: Kurz erklärt

OKR ist in zwei Hauptelemente unterteilt:

• Objectives: Ein Objective ist ein Ziel von bis zu drei Monaten innerhalb eines OKR-Zyklus, das in den Organisations- und/oder Teamzweck eingeordnet werden kann. Dies bedeutet, dass das Ziel an der Vision und der Strategie der Organisation oder des Teams ausgerichtet sein sollte.
• Key Results: Ein Key Result ist ein messbares Ergebnis, das notwendig ist, um ein Ziel zu erreichen. Standardmäßig werden für ein Objective bis zu vier Key Results empfohlen. Ich persönlich habe normalerweise drei bis fünf Key Results verwendet, um die Arbeit/Ergebnisse in kleinere Blöcke zu teilen und so einen möglichst hohen Flow zu erreichen.

Die fünf Werte Alignment (Identifikation mit der Unternehmensvision/dem Purpose), Transparenz, Commitment, (intrinsische) Motivation und Selbstmanagement wirken dabei normativ, das heißt sie dienen allen Beteiligten als Orientierung für eine passende Zusammenarbeit.

OKR kann zum Beispiel ab Beginn eines neuen Teams verwendet werden, um Teamziele und angemessene Key Results für das kommende Quartal passend zur Bereichs- und Unternehmensvision während eines OKR-Plannings zu vereinbaren. Ein OKR-Weekly unterstützt als regelmäßiges Synchronisationsevent dabei, als Team den Fortschritt bei der Erreichung der eigenen Ziele zu überwachen und Impediments frühzeitig zu erkennen. Am Ende eines jeden Quartals findet eine umfassendere Reflexion (OKR-Review) der Ergebnisse statt. Und OKR-Retrospektiven können helfen, die Transparenz im Team zur Stimmung, Effizienz und Effektivität zu fördern sowie die Art der Zusammenarbeit zu überprüfen und anzupassen. Die OKR-Retrospektive wird dabei vom OKR-Master als Facilitator moderiert, der dann seiner Rolle als solcher gerecht wird.

Warum habe ich mich für diese Praxis entschieden?

Mein Team hatte vor einigen Quartalen Probleme, wertvolle Ergebnisse in Bezug auf die strategischen Unternehmensziele zu erreichen. Die Erwartungen des Managements waren in den beiden Quartalen zuvor völlig unterschiedlich und die Motivation des Teams etwas gering – das Alignment bezogen auf die Unternehmensvision und die Bereichsziele mussten verstärkt werden.

Wie habe ich eine zu verbessernde Motivation sowie potenzielle negative Emotionen erkannt? Welche Anpassungen habe ich in meiner Moderation diesbezüglich vorgenommen?

In meinem Team wurde jede Woche eine Umfrage zum Motivationslevel von 0 bis 7 gemacht. In einer Woche ist der Motivationslevel von 6 auf 5 gesunken, sodass ich dieses Thema in einer Retrospektive aufgegriffen habe. Dort haben wir offen über die Gründe gesprochen und ich als Moderator habe das Retrospektivenformat aus dem Buch „Agile Retrospectives: Making Good Teams Great“ genutzt. Dies umfasst ein Brainstorming des Teams sowohl zu den aktuellen Stärken als auch zu den zu verbessernden Punkten für die Zusammenarbeit aus organisatorischer, technischer und persönlicher Sicht. Danach erfolgten Clustering und Priorisierung der gebrainstormten Punkte sowie die Ableitung von Zielen und Maßnahmen zur Verbesserung. Eine der Maßnahmen war die Einführung des OKR-Frameworks.

Wie habe ich dieses Framework genutzt?

Zwei Wochen später startete ich mit meinem Team und zwei Managementvertretern meiner Business Finance Innovation Unit einen OKR-Workshop. Der Workshop dauerte vier Stunden. Team und Management haben ein Brainstorming gemacht und vereinbarten Ziele für das Team, die auf die Unternehmensvision und -strategie ausgerichtet waren. Das Team erstellte zudem seine eigenen messbaren Key Results, um die Ziele zu erreichen. Beispiel:

• Objective: Maximierung der Kundenzufriedenheit unserer entwickelten Community-Plattform für Finanzinnovationen
• Key Results: (1) Reduktion der Mitgliederfluktuation bei der Community-Plattform für Finanzinnovationen von 7 auf 4 Prozent; (2) Erhöhung des Net Promoter Scores von 8,5 auf 9,5 bei maximal 10 möglichen Punkten; (3) Verbesserung der durchschnittlichen wöchentlichen Besuche je aktivem Nutzer von 15 auf 30; (4) Verbesserung der Engagement-Rate von 20 auf 55 Prozent.

Wie war die Teamdynamik bei der Definition von Zielen und Hauptergebnissen?

Ich habe in einem Remote-OKR-Workshop gelernt, dass Online-Whiteboards sehr hilfreich sein können, um auch remote eine hohe Teamdynamik sowie Kollaboration zu erzeugen. Das Management präsentierte dabei zunächst die Vision, Gesamtstrategie und Bereichs-Objectives für die nächsten drei Monate, die auch auf dem Online-Whiteboard auf einer Roadmap visualisiert wurden. Mein Team und das Management arbeiteten mit digitalen Sticky Notes, um ihre Gedanken und Ideen für unsere alignten Teamziele zur Vision und Strategie sowie passende Key Results zu platzieren. Wichtig war auch, dass wir ein gemeinsames Commitment zum eingeführten OKR-Framework des Teams hatten, damit das das Team-Alignment auf die Unternehmens-Objectives (Bottom-up) sowie das Alignment des Managements (Top-down) auf die Teamziele sichergestellt waren. Ich war dabei ein Moderator, der helfen konnte, die Agenda zu strukturieren, die Sticky Notes zu clustern, die Timeboxen im Blick zu behalten sowie die Beteiligung aller zu fördern. Es war eine hohe Dynamik während des Workshops zu spüren und alle gaben das Feedback, dass sie das Gefühl hatten, dass diese kollaborative Art und Weise der Zusammenarbeit für abgestimmte und messbare Ergebnisse unsere Produktivität für die kommenden drei Monate (OKR-Zyklus) steigern werde.

Was ist nach dem Workshop passiert?
Wir hatten nach dem Workshop jede Woche ein gemeinsames Teammeeting mit einer Timebox von 15 Minuten (OKR-Weekly), bei der sich die einzelnen Teams der Bereiche jeweils zusammensetzen, um Transparenz über unsere aktuell bereits erledigten oder laufenden Ziele und wichtigsten Ergebnisse zu sprechen. Insbesondere lag der Fokus auch darauf, im OKR-Weekly Impediments zu erkennen. Dadurch konnten wir unsere Tasks für unsere prognostizierten Key Results als Team überprüfen und anpassen, um unsere Objectives auf Basis des in der Woche neu Gelernten zu erreichen. Außerdem hatten wir alle zwei Wochen eine Retrospektive in unserem Team, um unsere Arbeitsweise und die Teamstimmung zu reflektieren und – wenn nötig – anzupassen.

Meine Erkenntnisse als Moderator

Für mich war es wichtig, die Unternehmensstrategie zu verstehen, um die Brainstorming-Phase, auch inhaltlich fokussiert, passend moderieren zu können und die Diskussionen der Teammitglieder und des Managements – auf grundlegender Ebene – verfolgen zu können. Wichtiger war mir natürlich, „den Raum zu lesen“ und während des vierstündigen Workshops negative und positive Emotionen zu erkennen, damit ich meine Moderation entsprechend anpassen und auf Einzelne sowie die Gruppendynamik reagieren konnte.
Wichtig war zudem die Dokumentation der erstellten Objectives und Key Results für das nächste Quartal, mit der auch der Fortschritt des Teams durch das Team selbst überwacht werden konnte, um den Inspektions- und Adaptionsprozess zu fördern. Auf diese Weise hatten die Teammitglieder eine gemeinsame und konsolidierte Sicht auf ihre vereinbarten OKR und ich als Moderator konnte die regelmäßigen OKR-Events begleiten.

Wie hat dies dazu beigetragen, die Motivation des Teams zu steigern?
Das Alignment beziehungsweise die Ausrichtung meines Teams auf die Unternehmensziele sowie die Ausrichtung des Einzelnen auf die Teamziele wurde von 5 auf 6,5 bei 7 möglichen Punkten deutlich erhöht. Dieses Alignment förderte das Energieniveau meines Teams sowie meine Motivation als Moderator. Wir haben jede Woche spätestens bei den OKR-Weeklys und auch an den einzelnen Tagen gespürt, wie die Fokussierung auf die konkreten Key Results zu den vereinbarten Objectives die Art der Zusammenarbeit sowie unsere Kommunikation steigerte.

Wie hat das dem Team und der Organisation geholfen?
Neben der erwähnten Teammotivation und -ausrichtung wurde die Gesamtproduktivität verbessert. Die neue Art der Zusammenarbeit mit OKR half dabei, die eigene Überprüfung der Arbeit durch das Team sowie die Outcomes wie zum Beispiel die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Das Team spürte und sah, dass die Kunden deutlich zufriedener waren und die Nutzungsrate der Community-Plattform viel höher war. Das Unternehmen sowie der Bereich hatten eine deutliche Nachfrage- und Ertragssteigerung innerhalb von nur einem Jahr, weil die erreichten Objectives strategisch genau ausgerichtet und kleine messbare Ergebnisse (Key Results) jeweils in kurzen Abständen erreicht wurden.

Was hat das Team gelernt?
Das Team gab in den kommenden Retrospektiven das Feedback, dass die klaren Ziele und messbaren Key Results hilfreich waren, um sich zu konzentrieren, sich zu engagieren und Mut zu zeigen, um die Team- sowie die Unternehmensziele zu erreichen. Dadurch konnte auch die Arbeitsweise besser reflektiert werden, da wir sehen konnten, wie sich Veränderungen in unserer Arbeitsweise auch auf das Erreichen unserer Ziele und wesentlichen Ergebnisse auswirkten.

Was würde ich an meiner Moderation ändern? Was würde ich anders machen?
Im nächsten Workshop möchte ich ein oder zwei Kundenrepräsentanten einladen, um gemeinsam mit dem Team und der Bereichsleitung für sie relevante Ideen und Ziele zu planen. Diesen Vorschlag möchte ich meinem Team unterbreiten, denn bei unserem ersten OKR-Workshop sind uns einige Fragen aufgefallen, die wir mit unseren Kunden im Nachhinein klären mussten. Beim nächsten Mal werden wir so die Möglichkeit haben, bei unseren OKR-Events im Rahmen der für die jeweiligen Kunden relevanten Ziele mitzuwirken, um direkt wertvolles Feedback bezüglich ihrer Relevanz und Klarheit zu erhalten.

Welche Experimente kann ich mir bei der Umsetzung dieses Frameworks vorstellen?
Ich möchte diese Praxis auch anderen Teams vorschlagen und ein Experiment starten, um einen OKR-Workshop direkt für einen meiner Kunden durchzuführen. Bei meinem Kunden wird auch das Ziel sein, Alignment und Ergebnisorientierung sowie eine stärkere Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen zu fördern, um die Wahrnehmung für unsere Moderationsstärke als PPI.X mehr und mehr nach außen zu festigen.