Wie wir mit einer Idee aus dem Hackathon unseren Meetingalltag verbessern

Ein Hackathon als Impulsgeber für innovative Lösungsansätze

Spätestens durch die Corona-Pandemie ist uns allen bewusst geworden, wie wichtig die effiziente digitale Zusammenarbeit im Team ist. Tägliche Online-Meetings gehören zu unserem Alltag dazu. Aber wie können wir sicherstellen, dass wir wirklich alle Teilnehmer:innen in unsere Meetings einbeziehen und zur gleichen Zeit einen maximal wertvollen Output erreichen? Genau dieser Frage haben wir unseren ersten PPI Hackathon gewidmet und in insgesamt vier Teams vier einzigartige Lösungen entwickelt, von denen sich nun eine im täglichen Einsatz befindet.

Die Vision des Siegerteams

Die Vision des Siegerteams stand schnell fest: Mit der Lösung sollten mehr Feedbackmöglichkeiten für die Meetingteilnehmer geschaffen werden, die direkt in die Microsoft Infrastruktur integriert sind, weil sich dadurch gleichzeitig die Verwendung von einem oder mehreren Drittanbieter-Tools umgehen ließe. Das Feedback soll dann insbesondere dem/der Moderator:in dazu dienen, das Meeting für alle Teilnehmer:innen möglichst effizient zu gestalten.

Die Geburtsstunde von Xpressions

Das Ziel des Teams bestand somit darin, die Emotionen der Meeting Teilnehmer:innen transparent zu machen, um wie vor der Pandemie üblich als Moderator:in darauf reagieren und eingehen zu können. Aus der Überlegung ist auch der aus dem englischen Wort ‚Expression‘ (zu deutsch Ausdruck) abgeleitete Name ‚Xpression ‘ entstanden.

Welche Funktionen bietet Xpressions

Mit Xpressions haben wir im Hackathon das Fundament für ein Produkt gelegt, dass uns heute dabei unterstützt sowohl interne Meetings als aus Meetings mit unseren Kund:innen noch effizienter durchzuführen. Xpressions ist direkt in die MS-Teams Anwendung integriert. Ohne zusätzlichen Aufwand können Funktionen wie Umfragen, Timer und Stimmungsabfragen genutzt werden. Dies macht Besprechungen für alle Teilnehmer:innen interessanter aber auch effizienter und steigert somit die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter:innen und Kunden, indem die Ergebnisqualität unserer Meetings weiter zunimmt.

Effizienz

Wir holen mehr aus unseren Meetings raus:

• Intuitive Bedienbarkeit aufgrund der gewohnten MS-Teams Umgebung
• Starten eines Timers in der Anwendung, um den zeitlichen Überblick zu behalten
• Erstellen von Umfragen, um schnell und übersichtlich verschiedene Meinungen einzuholen
• Kein langwieriges Wechseln zu anderen Tools während des Meetings

Feedback

Wir bringen unsere Feedbackkultur auf das nächste Level

• Anonyme Erfassung der Stimmung von Teilnehmer:innen
• Senden von Mitteilungen
• Hohe Zufriedenheit von Meeting-Moderator:innen und Teilnehmer:innen

Customizing

Perfekt abgestimmt auf unsere Bedürfnisse oder die unserer Kunden

• Definition, welche Skala für die Erfassung der Stimmung genutzt werden soll
• Nutzung unterschiedlicher Vorlagen für Umfragen unter den Teilnehmern:innen und
• Festlegung, welches Feedback Teilnehmer:innen den Moderator:in zukommen lassen können

Stimmungserfassung

Mit der integrierten Stimmungserfassung gewinnt der/die Meeting Moderator:in schnell einen Überblick zu der aktuellen Gemütslage in der Besprechung. Angaben der Teilnehmer:innen erfolgen anonym und freiwillig. Teilnehmer:innen können jederzeit ihre aktuelle Stimmung angeben und anpassen. Das Stimmungsbild ist für den/die Moderator:in jederzeit übersichtlich einsehbar und liefert wichtiges Feedback, um die Teilnehmer:innen genau da abzuholen, wo sie gerade emotional stehen

Mitteilungen

Durch diese Funktion können vordefinierte Nachrichten ohne Unterbrechung des Meetings an den/die Moderator:in übermittelt werden. Diese sind für alle Teilnehmer:innen sichtbar und anklickbar, um eine Zustimmung zu symbolisieren. So können Bedürfnisse oder Informationen schnell erfasst werden, ohne das Meeting zu stören. Teilnehmer:innen wird dadurch die Möglichkeit geboten sich unkompliziert mitzuteilen. Dem/der Moderator:in bietet die Funktion den Vorteil, das Teilnehmer:innenfeedback jederzeit einsehen und mit einer kurzfristigen Kaffeepause darauf reagieren zu können.

Umfragen

Diese Funktion steht nur dem/der Meeting Moderator:in zur Verfügung. Diese:r kann jederzeit eine Umfrage mit selbst erstellten oder vorgefertigten Antwortmöglichkeiten erstellen und starten. Teilnehmer:innen haben dann die Möglichkeit eine Antwortoption auszuwählen. So kann schnell ein Meinungsbild zu verschiedenen Thematiken erfasst werden. Die Antworten sind sowohl für den/die Moderator:in als auch für die Teilnehmer:innen sichtbar und bilden eine gute Grundlage für Entscheidungsfindungen. Mit den vorgefertigten Umfragen lassen sich beispielsweise in kürzester Zeit Story-Point Schätzungen durchführen oder zum Ende eines Meetings der Return On Time Invested (ROTI) ermitteln.

Timer

Oft werden bestimmte Sequenzen in Meetings unnötigerweise in die Länge gezogen. Damit das nicht passiert, ist es in vielen Fällen hilfreich, Zeitbegrenzungen vorzugeben. Mit Xpressions können Sie nun direkt in MS-Teams einen Timer für eine individuell wählbare Zeit stellen, der für alle Teilnehmer:innen sichtbar ist. Dies hilft Ihnen dabei die Meeting-Effizienz zu steigern und beugt außerdem einen Toolwechsel während des Meetings vor.

Entdecke jetzt Xpressions für dich!

Bist du genauso begeistert von Xpressions, wie wir? Dann freuen wir uns auf deine Kontaktaufnahme. Gerne beantworten wir Fragen persönlich, stellen die Möglichkeiten von Xpressions näher vor und entwickeln gemeinsam mit dir und deinem Unternehmen weitere innovative Ideen für die Zukunft unserer Meetingkulturen. Sprich uns gerne an oder schreibe uns eine Mail. Gerne stellen wir auch einen kostenlosen Testzugang zur Verfügung.